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Leistungsbeschreibung

1 week ago

Leistungsbeschreibung


Limbiq SCM – Leistungsbeschreibung

Begriffe, die im Folgenden nicht anderweitig definiert werden, haben die in den Nutzungsbedingungen definierte Bedeutung.

1.                 Leistung
1.1               Leistungsbeschreibung

Die limbiq system GmbH, Philosophenweg 31-33, 47051 Duisburg („limbiq“), bietet Nutzern eine webbasierte Software für Supply Chain Management (“limbiq SCM”), die als “Software-as-a-Service”-Lösung angeboten wird. limbiq SCM wird als webbasiertes Kollaborations- und Überwachungssystem zur Vefügung gestellt. Nutzer können damit die Kommunikation und Abwicklung logistischer Prozesse in ihrer Supply Chain  effizienter gestalten. Das limbiq SCM Interface wird in englischer Sprache angeboten.

Order-Management: Nutzer haben die Möglichkeit, Bestellungen bzw. Purchase Orders („Order“) durch manuelle Eingabe, Excel-Upload und/oder über eine auf Basis von limbiq bereitgestellten API-Dokumentation durch den Nutzer erstellten API-Schnittstelle einzeln oder als Sammel-Upload auf limbiq SCM hochzuladen und dort zu bearbeiten. Es können u.a. die folgenden Order-Detailinformationen hochgeladen werden: Artikel-Name, Artikel-Nr., Menge, Mengeneinheit, Gewicht, Volumen, Verpackungsmenge, Verpackungstyp, Abmessungen, Mode of Transport, Incoterm, Belade-, Entladestellen, Umschlagplätze, Anfahrts- und Abfahrtstermine, E-Mail-Adressen von Partnern (in den Rollen Consignee, Shipper, Forwarder, Notify Party). Desweiteren können zu einzelnen Orders Dateien als Anhänge hochgeladen werden. Das Order-Management erlaubt es den Nutzern, Ordern einzusehen, zu editieren, zu kennzeichnen, Chat-Nachrichten hinzuzufügen und/oder bestehnde Partner oder weitere Parteien via E-Mail und/oder die limbiq SCM-interne Chat-Funktion über den Order-Status zu informieren oder diese zur weiteren Editierung der Order einzuladen.

Shipment-Management: Nutzer haben die Möglichkeit, Transportinformationen („Shipments“) durch manuelle Eingabe, Excel-Upload und/oder über eine auf Basis von limbiq bereitgestellten API-Dokumentation durch den Nutzer erstellten API-Schnittstelle einzeln oder als Sammel-Upload auf limbiq SCM hochzuladen und dort zu bearbeiten. Es können u.a. die folgenden Shipment-Detailinformationen hochgeladen werden: Order-Label, Artikel-Name, Artikel-Nr., Menge, Mengeneinheit, Gewicht, Volumen, Verpackungsmenge, Verpackungstyp, Abmessungen, Mode of Transport, Incoterm, Belade-, Entladestellen, Umschlagplätze, Anfahrts- und Abfahrtstermine (erwartet und tatsächlich), E-Mail-Adressen von Partnern (in den Rollen Consignee, Shipper, Forwarder, Notify Party). Desweiteren können zu einzelnen Orders Dateien als Anhänge hochgeladen werden. Das Shipment-Management erlaubt es den Nutzern, Shipments einzusehen, zu editieren, zu kennzeichnen, Chat-Nachrichten hinzuzufügen und/oder bestehnde Partner oder weitere Parteien via E-Mail und/oder die limbiq SCM-interne Chat-Funktion über den Shipment-Status zu informieren oder diese zur weiteren Editierung des Shipments einzuladen.

Nutzer können mittels E-Mail-Adresse andere Partner ihrer Wahl zu einzelnen Orders oder Shipments hinzufügen und diesen dadurch Informationszugang ebenso wie die Möglichkeit zur Bearbeitung der Orders/Shipments zu ermöglichen.

Die Aufgaben und Pflichten, die Nutzern und ihren Partnern zugewiesen sind, werden durch einen Standardprozessablauf ausgelöst, dessen Prozessschritte durch die Struktur der Order bzw. des Shipments, z.B. durch die Transportart und die angewandten Incoterms, definiert sind.

An einer Order oder einem Shipment beteiligte Partner werden über Benachrichtigungen („Notifications“) innerhalb von limbiq SCM und je nach persönlicher Einstellung im Bereich „Settings“ zusätzlich per E-Mail über Aktivitäten, Exceptions wie z.B. Terminveränderungen und dem Nutzer oder einem der Partner neu zugewiesenen Aufgaben im Zusammenhang mit einzelnen Orders/Shipments informiert. Nutzer können einzelne Orders/Shipments priorisieren und kennzeichnen („Bookmark“), um diese hervorgehoben nachverfolgen zu können.

1.2               Funktionalitäten

Dashboard: Das Dashboard ist ein über den Menüpunkt „Dashboard“ anzusteuerndes Control Tower-Interface, in welchem der Nutzer seine eigenen Aufgaben verwalten, Partner und deren Aufgaben koordinieren und die gesamte Kommunikation in Bezug auf Orders und Shipments überwachen und Prioritäten setzen kann. Der Nutzer wird dort laufend über alle Aufgaben informiert, die ihm zugewiesen wurden. Farbige Beschriftung zeigen dabei an, ob eine Aufgabe noch ansteht (grün), heute fällig ist (gelb) oder bereits überfällig (rot) ist. Orders und Shipments, die priorisiert oder als „bookmark“ gekennzeichnet wurden, werden gesondert hervorgehoben und dargestellt. Exceptions (z.B. Terminverzögerungen, überfällige Lieferungen) werden gesondert hervorgehoben und dargestellt. Der Nutzer hat die Möglichkeit, Orders/Shipments im Exception-Status bei den beteiligten Partnern zu eskalieren und diese Eskalationsstufen im Dashboard nachzuhalten. Im Dashboard werden sämtliche Aktivitäten bezüglich der verwalteten Orders/Shipments (z.B. neue Orders/Shipments, Uploads von Dokumenten, Statusänderungen) als „Notifications“ in Form einer Inbox chronologisch angezeigt und können dort nach verschiedenen Kriterien (gelesen/ungelesen, Notification-Typ) gefiltert werden.

Order list screen: Der Order list Screen ist ein über den Menüpunkt „Orders“ anzusteuerndes Interface, in dem alle aktuellen und historischen Orders durch den Nutzer verwaltet, organisiert und sortiert werden können. Farbige Beschriftungen zeigen den aktuellen Status jeder einzelnen Bestellung an. Orders können sortiert werden nach ID, Artikel-Details (Name, Art.Nr., Menge, Gewicht, u.a.), Belade-, Entladestellen, Umschlagplätzen und Terminen (erwartete/tatsächliche Abhol-, Anfahrts- und Abfahrts und Ankuftsterminen, zuletzt bearbeitetem Datum). Orders können gefiltert werden nach Datumsbereichen, Status und auf Basis einer Freitextsuche. Es steht zudem eine Download-Funktion der selektierten Orders in Excel zur Verfügung.

Shipment list screen: Der Shipment list Screen ist ein über den Menüpunkt „Shipments“ anzusteuerndes Interface, in dem alle aktuellen und historischen Shipments durch den Nutzer verwaltet, organisiert und sortiert werden können. Farbige Beschriftungen zeigen den aktuellen Status jeder einzelnen Bestellung an. Shipments können sortiert werden nach ID, Cargo-Details (Order-Nr., Art.Name, Art.Nr., Menge, Gewicht, u.a.), Belade-, Entladestellen, Umschlagplätzen und Terminen (erwartete/tatsächliche Abhol-, Anfahrts- und Abfahrts und Ankuftsterminen, zuletzt bearbeitetem Datum). Shipments können gefiltert werden nach Datumsbereichen, Status und auf Basis einer Freitextsuche. Es steht zudem eine Download-Funktion der selektierten Shipments in Excel zur Verfügung.

Order Overview: Der Order Overview stellt alle zur Order erfassten Detailinformationen zu einer einzelnen Order dar. Dies umfasst Artikeldetails (z.B. Artikel-Name, Artikel-Nr., Menge, Mengeneinheit, Gewicht, Volumen, Verpackungsmenge, Verpackungstyp, Abmessungen), ggf. auch aufgegliedert in mehrere Order-Positionen, Transportdetails (z.B. Mode of Transport, Incoterm, Belade-, Entladestellen, Umschlagplätze, Anfahrts- und Abfahrtstermine), Partnerdetails (E-Mail-Adressen und Namen und Rollen (Consignee, Shipper, Forwarder oder Notify Party) der beteiligten Partner, Chat-Verläufe sowie Datei-Anhänge.

Shipment Overview: Der Shipment Overview stellt alle zum Shipment erfassten Detailinformationen zu einem einzelnen Shipment dar. Dies umfasst Cargo-Details (z.B. Order-Nummer, Artikel-Name, Artikel-Nr., Menge, Mengeneinheit, Gewicht, Volumen, Verpackungsmenge, Verpackungstyp, Abmessungen), ggf. auch aufgegliedert in verschiedene Order-Positionen, Transportdetails (z.B. Mode of Transport, Incoterm, Belade-, Entladestellen, Umschlagplätze, Anfahrts- und Abfahrtstermine), Partnerdetails (E-Mail-Adressen und Namen und Rollen (Consignee, Shipper, Forwarder oder Notify Party) der beteiligten Partner, Chat-Verläufe sowie Datei-Anhänge

Log Book: Das Log Book stellt für einzelne Orders/Shipments den gesamten Verlauf aller über limbiq SCM erfassten Aktivitäten (z.B. Neuanlage, Änderungen von Einträgen, Statusänderungen, Chat-Nachrichten, Datei-Uploads, Änderungen/Löschungen von Anhängen, Eskalationsstufen) unter Angabe von Datum und Uhrzeit sowie des jeweils für die Aktivität verantwortlichen Partners chronologisch ab. Log Book-Einträge können zudem nach Typ (Dateneintrag „Log“, Chat, Datei-Upload „Doc“ oder Eskalation „Poke“) gefiltert werden.

Instant Chat: Im Zusammenhang mit einzelnen Orders/Shipments können Chat-Nachrichten mit den beteiligten Partner als Gruppen-Chat, oder mit einzelnen Partner, ausgetauscht werden. Diese Nachrichten werden auch im Log Book erfasst und dokumentiert.

Import: Die Import-Section ist ein über den Menüpunkt „Import“ anzusteuerndes Interface, das den Datenimport via Excel ermöglicht. Nutzer können Orders oder Shipments einzeln oder als Sammelupload mehrerer Positionen als Excel-Datei (.xlsx) auf limbiq SCM hochladen. Für einen reibungslosen Daten-Import werden in der Import-Section Templates für den Order-Upload sowie für den Shipment-Upload bereitgestellt.

Partner Management: Das Partner Management ist ein über den Menüpunkt „Partner Management“ anzusteuerndes Interface, über das Partner-Informationen verwaltet, organisiert und sortiert werden können. Es besteht die Möglichkeit zur manuellen Neuanlage von Partner-Informationen. Ebenso gibt es innerhalb des Partner Management eine Import-Section, die den Upload einzelner oder mehrerer Partner-Informationen als Excel-Datei (.xlsx) auf limbiq SCM ermöglicht. Bestehende Partner werden in Listenansicht dargestellt und können nach Name und E-Mail-Adresse sortiert werden. Mehrere Partner können zu User Groups zusammengeschlossen werden. User Groups können wieder entfernt werden. Partner können aktiviert und deaktiviert werden. Partner können mit eigenen Namen („Nickname“) versehen werden.

Company Settings: Die nutzerseitig unternehmensweit geltenden Einstellungen sind über den Menüpunkt „Compnay Settings“ zu erreichen. Dort können Einstellungen zu Benachrichtigungen und Hinweisen für „Tasks“, „Alerts“ und „Confirmation Steps“ verwaltet werden.

Settings: Die persönlichen Einstellungen sind über den Menüpunkt „Settings“ über das Logo am rechten Rand der Menüzeile zu erreichen. Hier können Informationen zur eigenen Person (Vorname, Nachname, Telefonnummer) sowie Passwort-Informationen geändert und Präferenzen zu Benachrichtigungen und E-Mails gepflegt werden.

1.3               Leistungspakete

(a)                Standard: Eine limbiq SCM-Lizenz „Standard“ ermöglicht als monatlich abgerechnete SaaS-Lizenz für einen Nutzer unter einer E-Mail-Adresse die Nutzung der Leistungsbereiche Order-Management und Shipment-Management einschließlich der Funktionalitäten Dashboard, Order list screen, Shipment list screen, Order Overview, Shipment Overview, Log Book, Instant Chat, Import, Partner Management, Company Settings und Settings.

(b)                Premium: Eine limbiq SCM-Lizenz „Premium“ wird derzeit nicht angeboten.

2.                 Voraussetzungen für die Nutzung

2.1               Technische Voraussetzungen

Nachfolgende technische Voraussetzungen sind mindestens erforderlich um limbiq SCM nutzen zu können.

        limbiq SCM unterstützt folgende Browser:

        Google Chrome (ab Version 72.0.3626)

        Mozilla Firefox (ab Version 65)

        Microsoft Edge (ab Version 83)

        Safari (ab Version 13.1.2)

        Eine Internetverbindung (min. 16Mbit Leitung)

2.2               Daten

Die folgenden Nutzerinformationen sind im Nutzerprofil zu pflegen: E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Zuname, Telefonnummer, Name des Unternehmens.

2.3               Weitere Voraussetzungen

-/-

3.                 Customer Support
3.1               Servicezeit

Die Servicezeit ist Mo.-Fr. 09:00-18:00 Uhr MEZ, ausgenommen Feiertage an unserem Firmensitz.In dieser Zeit werden Störungsmeldungen bearbeitet.

3.2               Störungsmeldung

Störungen müssen schriftlich per Mail an “support@limbiq.com” angezeigt bzw. gemeldet werden. Der Vertragspartner benennt einen Administrator mit einer zugehörigen E-Mail-Adresse, über die der Kontakt mit dem Support in der Folge ausschließlich stattfinden wird.

3.3               Reaktionszeit

Die Reaktionszeit ist der Zeitraum zwischen Eingang der Störungsmeldung und dem Eingang der fachlich qualifizierten Rückmeldung durch den Support an die Person, die die Störung gemeldet hat, mit der Information über die Aufnahme der Fehleranalyse und die ersten vorliegenden Erkenntnisse. Reaktionszeiten beginnen und laufen ausschließlich während der Servicezeiten gemäß Ziffer 3.1. Die Reaktionszeit unterscheidet sich je nach Fehlerklasse:

(a)                Fehlerklasse 1 (“sehr hoch”): limbiq SCM steht nicht zur Verfügung oder ist in erheblichem Maße (schwerwiegend) eingeschränkt (Reaktionszeit: 5 Stunden). Dies unter folgenden Voraussetzungen der Fall:

(i)                 Betroffen sind Kernfunktionalitäten (nur bei Ausfall oder Beeinträchtigung dieser Funktionen wird der Vorfall bzw. Fehler als Fehlerklasse 1 behandelt); und

(ii)                kein Benutzer kann die betroffene Funktion verwenden und kein Workaround ist möglich.

(b)                Fehlerklasse 2 (“hoch”): Nutzung von limbiq SCM ist möglich, aber in erheblichem Maße beeinträchtigt  (Reaktionszeit: 12 Stunden). Dies ist unter folgenden Voraussetzungen der Fall:

(i)                 es sind nicht alle Kriterien der Fehlerklasse 1 erfüllt; und

(ii)                ein verfügbarer Workaround erfordert erheblichen Mehraufwand.

(c)                Fehlerklasse 3 (“niedrig”): alle anderen Vorfälle bzw. Fehler (Fehlerbehebung im Rahmen einer neuen Softwareversion). 

Die Kategorisierung der Fehlerklasse erfolgt einvernehmlich mit dem Vertragspartner. Bei fehlendem Einvernehmen entscheiden wir unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Vertragspartners über die Fehlerkategorie.

3.4               Ausgeschlossene Leistungen

Folgende Leistungen sind nicht Bestandteil unserer Supportleistungen:

(a)                Behebung von Problemen, die durch unsachgemäßen Umgang mit limbiq SCM verursacht wurden;

(b)                Rettung Ihrer Daten, es sei denn, der Datenverlust ist von uns verschuldet;

(c)                Individuelle Programmierleistungen;

(d)                Vor-Ort-Service bei Ihnen;

(e)                Schulungen;

(f)                 Supportleistungen hinsichtlich der Zusammenarbeit der Software mit von Ihnen verwendeter Drittsoftware;

(g)                Entwicklung einer kundenspezifischen Implementierung wie Skripte, Programme, Konfigurationen und ähnliches.

Stand: 12. Januar 2021

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